Tämä on Hyvinkään musiikkiopiston EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Päivitetty 04.02.2026.
1. Rekisterinpitäjä
Hyvinkään musiikkiopiston kannatusyhdistys ry ja sen ylläpitämä Hyvinkään musiikkiopisto
Osoite: Hyvinkäänkatu 1
05800 Hyvinkää
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Rehtori Sanna Ratia
0505099412
3. Rekisterin nimi ja käyttötarkoitus
Rekisterin nimi on Hyvinkään musiikkiopiston opintohallintorekisteri.
Opintohallintorekisteri sisältää oppilaiden perus- ja opintotiedot, arvioinnit, läsnäolot opetuksessa ja opintojen edistymisen. Lisäksi rekisteri sisältää henkilöstön jäsenten nimet, puhelinnumerot ja työsähköpostiosoitteet. Rekisteriä käytetään
- opetuksen järjestämiseen ja seurantaan
- viestinnän hoitamiseen opiskelijoiden, huoltajien ja oppilaitoksen välillä
- lukukausimaksujen laskuttamiseen ja mahdolliseen perintään
- viranomaisten pyytämien tilastojen kokoamiseen; tilastoista ei ilmene yksittäisiä oppilaita tai huoltajia koskevia tietoja
4. Oikeusperuste rekisterin henkilötietojen käsittelyyn perustuu
- EU:n yleiseen tietosuoja-asetuksen (GDPR)
- lakiin taiteen perusopetuksesta 633/1998
- henkilötietolakiin 523/1999 (13§)
- lakiin verojen ja maksujen täytäntöönpanosta 706/2007
- yhdistyslakiin 503/1989
- taiteen perusopetuksen opetussuunnitelman perusteisiin; Opetushallitus määräykset ja ohjeet 2017:12a sekä 2017:11a
5. Rekisteröidyt henkilöt
Rekisteröityjä ovat oppilaat, jotka
- huoltaja on ilmoittanut musiikkileikkikouluun ja joiden oppilaspaikan huoltaja on hyväksynyt
- ovat hakeneet ja saaneet oppilaspaikan ja joiden oppilaspaikan huoltaja on hyväksynyt
- ilman oppilaspaikkaa jääneet hakijat, jotka ovat vuoden ajan oppilaspaikkajonossa ennen heidän tietojensa poistamista
6. Kuvaus rekisterin tietoryhmistä
6.1. Tiedot oppilaasta
- etunimet, sukunimi, kutsumanimi
- sukupuoli
- puhelinnumero, sähköposti
- äidinkieli
- syntymäaika
- henkilötunnus
- opiskelijanumero
- osoite, postinumero ja -toimipaikka
- kotikunta
- mahdolliset sisarukset
- opintotiedot
- läsnäoleva / poissaoleva
- opintojen aloituspäivämäärä
- osasto
- oppilastunnus
- pääaine ja mahdollinen sivuaine
- oppitunnin pituus
- ryhmäopinnot (esim. orkesteri, kuoro, yhtye, musiikin hahmottamisaineet)
- laskutusasetukset (osasto, sisaralennus)
- opintosuoritukset
- todistukset
- tarvikelainat
- jatkamisilmoitus
- ohjelmistotiedot
6.2. Tiedot huoltajasta
- etunimet, sukunimi, kutsumanimi
- puhelinnumero, sähköposti
- äidinkieli
- syntymäaika
- osoite
- postinumero ja -toimipaikka
- kotikunta
- vapaaehtoisesti tiedot toisesta huoltajasta, jotka ovat samat kuin yllä huoltajasta luetellut tiedot
6.3 Tiedot opettajasta
- nimi, puhelinnumero ja työsähköpostiosoite
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja kerätään rekisteröidyiltä itseltään sekä alaikäisten oppilaiden ja hakijoiden
huoltajilta.
8. Tietojen luovutukset ulkopuolelle
Henkilötietoja luovutetaan seuraavasti:
- opettajalle luovutetaan oppilaan ja huoltajan yhteystiedot sekä tieto oppilaan iästä sekä oppilaan opintoja koskevat tiedot palautteen antamista ja opinto-ohjausta varten
- maksamattomista lukukausimaksuista annetaan toimeksiannot perintätoimistolle
- oppilaan ja/tai alaikäisen oppilaan huoltajan dokumentoidulla vapaaehtoisella suostumuksella kansalliseen Koski-tietovarantoon
Henkilötietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojen käsittelyssä huolehditaan siitä, ettei oppilaiden tai huoltajien yksityisyyttä perusteettomasti vaaranneta.
Eepos-opintohallinto-ohjelman avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti ja opintohallinto-ohjelmaa käyttävän laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Opintohallinto-ohjelmaan vaaditaan kirjautuminen käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
Henkilöstölle käyttöoikeudet opintohallinto-ohjelmaan myönnetään voimassa olevien työsopimuksien perusteella. Työntekijöillä on oikeus käsitellä vain sellaisia rekisterin tietoja, joita työtehtävien hoitamiseksi välttämättä tarvitaan.
Hyvinkään musiikkiopiston kannatusyhdistys ry:n työntekijöillä on oikeus käsitellä työtehtävissään seuraavia tietoja:
- rehtori ja apulaisrehtori: kaikki rekisterissä olevat henkilötiedot
- toimistosihteeri: kaikki rekisterissä olevat henkilötiedot
- opettaja Linda Aaltonen: kaikki rekisterissä olevat tiedot
- vahtimestari: opettajien nimet, puhelinnumerot ja työsähköpostiosoitteet sekä oppilaiden nimet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet sekä huoltajien nimet, puhelinnumerot ja sähköpostiosoitteet
- opettajat: toisten opettajien puhelinnumerot ja työsähköpostiosoitteet, omien oppilaiden nimet, puhelinnumerot ja sähköpostiosoitteet sekä huoltajien nimet, puhelinnumerot ja sähköpostiosoitteet
Eepos-opintohallinto-ohjelman toimittajan kuhunkin tehtävään valtuuttamalla henkilöllä on pääsy järjestelmän tietokantoihin niiden kehittämiseksi, ylläpitämiseksi ja päivittämiseksi.
Ei-säästettävät asiakirjat poistetaan rekisteristä lain määrittämällä tavalla.
10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Tarkastusoikeus ja virheen oikaisu:
- oppilaalla ja alaikäisen oppilaan huoltajalla on oikeus tarkastaa rekisteriin sisältyvät itseään koskevat tiedot
- pyyntö tulee tehdä henkilökohtaisesti ja kirjallisesti. Pyynnössä on yksilöitävä ja perusteltava, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi, mikä on oppilaan tai huoltajan mielestä oikea tieto ja millä tavoin korjaus pyydetään tekemään
- oppilaalla on ja alaikäisen oppilaan huoltajalla on oikeus saada maksuton opintosuoritusote
- oppilas ja alaikäisen oppilaan huoltaja voivat itse korjata yhteystietonsa Eepos-järjestelmään omilla tunnuksillaan; oppilaat ja huoltajat vastaavat itse tunnuksien huolellisesta säilyttämisestä ja vastuullisesta käyttämisestä
Rekisteröidyn oikeus tulla unohdetuksi:
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä. Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Pyynnön esittäjän on todistettava henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
- oppilas tai alaikäisen oppilaan huoltaja voi toimittaa musiikkiopistolle kirjallisen pyynnön unohdetuksi tulemisesta
- opintojen päätyttyä opintohallintojärjestelmän ylläpitäjä poistaa henkilötiedot oppilaitoksen henkilöstön näkyviltä
Rangaistukset henkilörekisteririkoksesta, henkilörekisteriin kohdistuvasta tietomurroista ja säädetyn vaitiolovelvollisuuden rikkomisesta on säädetty henkilötietolain 523/1999 48 §:ssä.